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Per comprendere come potere rendere più efficiente l'azienda, occorre analizzare tutti i processi di lavoro dei singoli reparti includendo, fra l'altro, l'accettazione, la diagnostica, la terapia e la farmacia ospedaliera. L'ospedale può visualizzare ogni fase e individuare colli di bottiglia o ridondanze avvalendosi di strumenti come i diagrammi di flusso e le analisi dei flussi di valore.
Il coinvolgimento dei sanitari in questa valutazione è fondamentale perché possono mettere in rilievo le difficoltà pratiche e proporre miglioramenti. Utilizzando i dati analitici per monitorare i principali indici di efficienza, come i tempi di attesa dei pazienti, l'impiego delle risorse e la produttività del personale, si possono mettere in rilievo le aree che richiedono particolare attenzione.
La verifica e l'aggiornamento periodici di queste fasi di lavoro permettono all'ospedale di adeguarsi alle mutate esigenze e continuare a operare in modo efficiente, a tutto vantaggio di una migliore assistenza e maggiore soddisfazione del paziente. Diventa cruciale quindi razionalizzare i flussi di lavoro nella farmacia, risultato questo che si raggiunge preferibilmente automatizzando i processi.
Un'attenta pianificazione preventiva, lo stanziamento del budget necessario e la scelta dei fornitori giusti sono fattori decisivi per attuare con successo le soluzioni di automazione e snellire il flusso di lavoro. Nel contesto attuale i sanitari si trovano ad affrontare diverse sfide.
Queste sfide ti suonano familiari?
- I sanitari impiegano molto tempo nella preparazione delle terapie. Un articolo della Clemson University riferisce che gli infermieri dedicano il 16% del tempo alla preparazione o somministrazione di farmaci.
- Resta poco tempo per l'assistenza al paziente. BMC Health Services ha rilevato che gli infermieri trascorrono solo il 37% circa del tempo con i pazienti perché i modelli di lavoro hanno subìto una sempre maggiore frammentazione.
- La somministrazione delle terapie richiede molto tempo. Il tempo effettivamente necessario può dipendere da diversi fattori, quali le interruzioni, la necessità di un controllo incrociato per i farmaci ad alto rischio e l'uso della tecnologia.
- L'errore umano può causare terapie errate. Secondo l'Agency for Healthcare Research and Quality, l'impiego di nuove tecnologie e la razionalizzazione dei flussi di lavoro possono contribuire a ridurre la somministrazione di terapie errate.
- Si sprecano farmaci. Secondo l'Agenzia statunitense per la protezione dell'ambiente (EPA) il ricorso a opportuni sistemi di stoccaggio e soluzioni tecnologiche affidabili come, ad es. i sistemi di gestione dell'inventario che tengono traccia dell'uso dei farmaci, contribuiscono ad abbattere gli sprechi.
Superare queste sfide è la priorità per chi gestisce le strutture ospedaliere, soprattutto se di grandi dimensioni. Esistono misure che possono contribuire a mitigare questi problemi che non sono del tutto eliminabili. Per le farmacie, in particolare, sono molto indicate le soluzioni che automatizzano alcune fasi del flusso di lavoro e, ancora di più, le proposte smart che compendiano in un'unica soluzione più funzioni. Ad esempio, la nostra soluzione di gestione del farmaco in dose unitaria PillPick Octave immagazzina, confezione e dispensa le terapie personalizzate riducendo al minimo il rischio di errori. Questo metodo di preparazione delle terapie è noto come sistema basato sulla dose unitaria.
Conosci i vantaggi del sistema basato sulla dose unitaria?
- Ogni dose unitaria è dotata di un codice a barre specifico per il paziente che permette la tracciabilità completa dei farmaci. La semplice scansione del codice a barre sull’etichetta dell’anello di terapia e sulle singole monodosi assicura che il paziente riceva sempre il medicinale giusto nel dosaggio corretto. Il tempo si riduce sensibilmente dal momento che la preparazione dei farmaci è automatizzata e i reparti ricevono dalla farmacia ospedaliera la terapia completa, già pronta per essere somministrata. In questo modo il personale sanitario ha più tempo da dedicare alle cure al paziente.
- Uno studio condotto dal policlinico universitario Erasmus MC di Rotterdam dimostra che l'impiego del sistema centralizzato e automatizzato, basato sulla dose unitaria del farmaco e la somministrazione con la verifica del codice a barre, ha ridotto in modo significativo la frequenza degli errori. Prima dell'introduzione dei due sistemi PillPick, gli errori si verificavano nel 19,5% delle somministrazioni, mentre questa percentuale è scesa al 15,8% dopo l'introduzione. Non solo, ma sono diminuiti drasticamente gli errori potenzialmente dannosi dal 3 allo 0,3%.
- PillPick Octave gestisce numerose forme farmaceutiche, dai blister alle fiale, confezionando le singole dosi in bustine. La confezione originale dei farmaci resta integra. Le dosi unitarie, raggruppate in un anello di terapia dotato di numero seriale univoco, contribuiscono all'automazione del processo di preparazione, assicurando una somministrazione precisa e sicura.
La strategia basata sulla dose unitaria accresce l'efficienza del maggiore policlinico universitario olandese
L'introduzione nel 2018 di due sistemi PillPick ha aumentato in modo considerevole l'efficienza e affidabilità della gestione del farmaco presso l'Erasmus Medical Center. Il successo della strategia è dovuto a entrambi i partner del progetto: al policlinico da un lato, e ai nostri esperti che hanno elaborato assieme una soluzione di automazione che si è integrata perfettamente nei flussi di lavoro preesistenti.
Dal 2018 i due sistemi riforniscono di farmaci 34 reparti producendo oltre 47.000 dosi unitarie al mese, con un notevole abbattimento degli errori e miglioramento della sicurezza per i pazienti. Dagli studi condotti negli ospedali risulta che l'introduzione di PillPick ha comportato una drastica diminuzione delle discrepanze fra prescrizioni mediche e somministrazione delle terapie. Terminata con successo la fase di formazione e adattamento da parte del personale, i due sistemi a regime contribuiscono all'efficientamento della logistica dell'ospedale.
Le nuove funzioni portano PillPick Octave a un livello superiore
PillPick Octave offre adesso ancora più funzionalità. Le farmacie ospedaliere possono raggiungere un'efficienza senza precedenti con queste nuove funzioni:
- Sistema di visione ottimizzato: il sistema di visione perfezionato utilizza un apposito software e videocamere per verificare la qualità e precisione dei farmaci confezionati, rilevando i medicinali danneggiati o mal confezionati in modo ancora più affidabile. Il menu intuitivo dell'interfaccia permette al personale di monitorare e gestire il confezionamento e la validazione dei farmaci in modo efficiente.
- Interfaccia utente ancora più semplice da usare: il software è stato completamente rivisto per offrire un'esperienza utente intuitiva e processi più snelli. I processi di scrittura e lettura RFID, migliorati e più rapidi, consentono una preparazione più veloce delle terapie garantendo l'identificazione e la tracciabilità delle dosi unitarie. In più è disponibile adesso una nuova funzione di autenticazione degli utenti tramite badge o impronta digitale. Le migliorie apportate all'ergonomia con i touchscreen e le superfici di appoggio assicurano un uso ottimale in reparto.
- Reportistica e dashboard avanzati: una nuova panoramica basata sul web fornisce rapido accesso ai dati più importanti relativi a carico e scarico, articoli mancanti, ritorni e motivi di ritorno. I report di ottimizzazione mostrano informazioni relative alla gestione dello stock, ai farmaci più richiesti o alle date di scadenza. Le previsioni includono la situazione e la rotazione dello stock, l’uso del materiale di consumo e gli impieghi più frequenti.
- Design: il nuovo design di PillPick Octave risponde anche a miglioramenti di carattere ergonomico. L'interno della macchina è adesso più facilmente accessibile per gli interventi di manutenzione e, non meno importante, il nuovo design ha consentito di accrescere la capacità di stoccaggio.
Contattaci per conoscere più da vicino PillPick Octave.
Informazioni sull’autore: Julian Vogelsanger
Per l'attività di gestione dei prodotti Swisslog Healthcare, Julian si avvale delle sue vaste competenze nel settore dell'ingegneria meccanica. Oltre a occuparsi in primo luogo di PillPick e MedSMART, lavora a prodotti OEM e a soluzioni di più ampio respiro nell'ambito dell'automazione del trasporto.
