Reading Time: 5 min.
Om de mogelijkheden op het vlak van efficiëntie te identificeren, moet een ziekenhuis een uitgebreide beoordeling van de workflows uitvoeren. Dit proces begint met het vastleggen van alle bestaande workflows in verschillende afdelingen, zoals opname van patiënten, diagnostiek, behandeling en centrale apotheek. Door gebruik te maken van tools zoals processtroomdiagrammen en waardestroomanalyses kan een ziekenhuis elke stap visualiseren en knelpunten of redundanties identificeren.
Het is van cruciaal belang om het verplegend personeel bij deze beoordeling te betrekken, omdat zij praktische uitdagingen kunnen aangeven en verbeteringen kunnen voorstellen. Daarnaast kan het gebruik van gegevensanalyse voor het opvolgen van belangrijke prestatie-indicatoren zoals wachttijden voor patiënten, gebruik van middelen en productiviteit van het personeel aandachtspunten aan het licht brengen.
Het regelmatig evalueren en bijwerken van deze workflows zorgt ervoor dat het ziekenhuis zich kan aanpassen aan veranderende behoeften en efficiënt kan blijven werken, wat uiteindelijk zal leiden tot een betere patiëntenzorg en -tevredenheid. Het is vooral belangrijk om de meest doeltreffende workflows in de apotheek te garanderen, wat vaak het best wordt bereikt door processen te automatiseren.
Een zorgvuldige planning vooraf, het toewijzen van de nodige budgetten en het selecteren van de juiste leveranciers zijn doorslaggevende factoren voor de succesvolle implementatie van verbeteringen in de workflow en automatiseringsoplossingen in een ziekenhuis. Natuurlijk brengt dit uitdagingen met zich mee.
Klinken deze uitdagingen u bekend in de oren?
- Het verplegend personeel besteedt veel tijd aan het voorbereiden van behandelingen. Uit een artikel van de Clemson University blijkt dat verpleegkundigen 16% van hun tijd besteden aan het voorbereiden of toedienen van medicijnen.
- Hierdoor blijft er weinig tijd over voor directe patiëntenzorg. BMC Health Services heeft vastgesteld dat verpleegkundigen slechts ongeveer 37% van hun tijd met patiënten doorbrengen, omdat werkpatronen in de loop der tijd steeds verder gefragmenteerd zijn geraakt.
- Het toedienen van medicijnen neemt veel tijd in beslag. De daadwerkelijk bestede tijd kan worden beïnvloed door factoren zoals onderbrekingen, de noodzaak om medicatie met een hoog risico dubbel te controleren en het gebruik van technologie.
- Doseerfouten kunnen het gevolg zijn van menselijke fouten. Volgens het Agency for Healthcare Research and Quality kan het implementeren van nieuwe technologieën en het stroomlijnen van klinische workflows helpen om medicatiefouten te verminderen.
- Er ontstaat farmaceutisch afval. Passende opslagsystemen en betrouwbare technologische oplossingen, zoals voorraadbeheersystemen om het medicijngebruik bij te houden, dragen volgens het US Environmental Protection Agency (EPA) bij aan het verminderen van afval.
Het hoofd bieden aan deze uitdagingen staat bij elke ziekenhuisdirecteur op de eerste plaats, met name bij grote instellingen. Hoewel er geen beproefde manier is om deze problemen volledig uit de weg te ruimen, zijn er wel maatregelen die kunnen helpen. In het bijzonder voor apotheken worden automatiseringsoplossingen voor delen van de workflow sterk aanbevolen.
Daarnaast zijn er ook hoogwaardige systemen die meerdere taken in één oplossing combineren. Zo bewaart, verpakt en verstrekt ons eenheidsdosissysteem PillPick Octave patiëntspecifieke behandelingen om het risico op fouten tot een minimum te beperken. Deze methode van medicatievoorbereiding staat bekend als het eenheidsdosissysteem.
Kent u de voordelen van het eenheidsdosissysteem?
- Elke eenheidsdosis is voorzien van patiëntspecifieke barcodes die een naadloze tracering van de medicatie mogelijk maken. Door simpelweg de codes op het etiket van de therapiering en op de afzonderlijke eenheidsdoses te scannen, wordt verzekerd dat patiënten altijd de juiste medicatie in de juiste dosering krijgen. Aangezien de medicatievoorbereiding geautomatiseerd is en de stations de volledige therapie klaar voor toediening ontvangen van de apotheek, wordt de benodigde tijd aanzienlijk verkort. Hierdoor kan het verplegend personeel zich meer concentreren op de directe patiëntenzorg.
- Uit een studie van het universitaire ziekenhuis Erasmus MC in Rotterdam blijkt dat de implementatie van het centrale geautomatiseerde eenheidsdosissysteem met door barcodes ondersteunde medicatietoediening het aantal fouten significant heeft verminderd. Vóór de invoering van twee PillPick-systemen kwamen fouten voor in 19,5% van de medicatietoedieningen, terwijl dit cijfer na de invoering daalde tot 15,8%. Daarnaast was de afname van potentieel schadelijke fouten van 3,0% naar 0,3% significant.
- PillPick Octave verwerkt een breed scala aan soorten medicatie, van blisters tot ampullen, en verpakt deze in zakjes met een eenheidsdosis. De originele verpakking van de medicatie blijft intact. De eenheidsdoses worden gebundeld op een ring en voorzien van een uniek serienummer, waardoor het proces van de medicatievoorbereiding wordt geautomatiseerd. Dit zorgt voor een nauwkeurige en veilige toediening.
Eenheidsdosisstrategie verhoogt efficiëntie in het grootste universitaire ziekenhuis van Nederland
De invoering van twee PillPick-systemen in het Erasmus Medisch Centrum in 2018 heeft de efficiëntie en betrouwbaarheid van het medicatiemanagement daar aanzienlijk verbeterd. Maar dat alleen volstaat niet: door de nauwe samenwerking met onze experts werd een automatiseringsconcept ontwikkeld dat naadloos werd geïntegreerd in de bestaande workflows.
Sindsdien voorzien de twee systemen 34 stations van medicatie en produceren meer dan 47.000 eenheidsdoses per maand, wat heeft geleid tot een aanzienlijke afname van fouten en een hogere veiligheid voor de patiënt. Ziekenhuisstudies tonen aan dat de invoering van PillPick de discrepanties tussen de medicatietoediening en de doktersvoorschriften aanzienlijk vermindert. De opleiding en aanpassing van het personeel zijn succesvol verlopen, wat betekent dat de systemen nu bijdragen aan een efficiëntere ziekenhuislogistiek.
Nieuwe functies tillen PillPick Octave naar een hoger niveau
PillPick Octave biedt nu nog meer functionaliteit voor ziekenhuisapotheken. Met deze nieuwe functies zullen centrale apotheken een ongeëvenaarde efficiëntie realiseren:
- Geoptimaliseerd Vision-systeem: het verbeterde Vision-systeem gebruikt camera's en software om de kwaliteit en nauwkeurigheid van de verpakte medicatie te controleren. Het detecteert nu nog betrouwbaarder verkeerd verpakte of beschadigde medicijnen. Dankzij de intuïtieve menunavigatie kan het personeel de verpakking en validatie van de medicijnen efficiënt opvolgen en regelen.
- Verbeterde gebruiksvriendelijkheid: de grondig herziene gebruikerssoftware biedt een intuïtieve bediening en efficiëntere processen. De verbeterde en snellere RFID-schrijf- en leesprocessen maken een snellere voorbereiding van de medicijnen mogelijk en verzekeren de identificatie en tracering van de eenheidsdoses. Daarnaast is er een nieuwe optie voor gebruikersauthenticatie via ID-kaarten en vingerafdrukken. Ergonomische verbeteringen met touchscreens en houders zorgen voor een optimale bediening van het station.
- Uitgebreid dashboard en reporting: een nieuw webgebaseerd overzicht biedt snelle toegang tot belangrijke gegevens over laden of uitladen, ontbrekende items, retourzendingen en redenen voor weigering. Optimalisatierapporten tonen informatie over voorraadmanagement, de meest gebruikte medicijnen of vervaldatums. Prognoses omvatten voorraad- en rotatieprognoses, gebruik van verbruiksmaterialen en meest gebruikte toepassingen.
- Design: PillPick Octave biedt niet alleen een nieuw design, maar ook verbeterde ergonomische aspecten. De binnenkant van de machine is nu beter toegankelijk voor onderhoudswerkzaamheden. Bovendien kan de opslagcapaciteit worden vergroot dankzij het nieuwe ontwerp.
Neem contact met ons op voor meer informatie over PillPick Octave.
About the author Julian Vogelsanger
Julian Vogelsanger uit het Productmanagement. De automatische medicatiekast MedSMART kent hij als zijn broekzak. Hij gebruikt zijn ervaring met MedSMART en de rest van ons portfolio om slimme workflows te ontwikkelen voor de behoeften van onze klanten.
