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Pour vérifier s’il est possible d’améliorer l’efficacité, un établissement hospitalier doit tout d’abord procéder à une évaluation complète de ses flux de travail. Cette démarche commence par le recensement de tous les flux de travail existants dans les différents services, tels que l’admission des patients, le diagnostic, les thérapies, et la pharmacie centrale. Le recours à des outils tels que des organigrammes et la cartographie de chaîne de valeur permet à l’établissement de visualiser chaque étape et d’identifier les goulots d'étranglement ou redondances.
Le personnel sur le terrain joue un rôle essentiel dans cette évaluation dans la mesure où il fournit des informations précieuses sur les défis pratiques existants et peut suggérer des améliorations. En outre, l’exploitation des données analytiques liées aux indicateurs clés de performance (KPI), comme les temps d’attente des patients, l’utilisation des ressources, et la productivité du personnel, peut faire ressortir les domaines nécessitant une attention particulière.
Par une surveillance et une actualisation régulières de ces flux de travail, un hôpital pourra suivre l’évolution des besoins et continuera de fonctionner efficacement, ce qui à terme permet d’améliorer les soins et le niveau de satisfaction. Il est particulièrement important d’assurer une efficacité maximale des flux de travail au sein de la pharmacie, le mieux étant dans cet objectif d’automatiser les processus.
Une bonne planification, l’affectation des budgets nécessaires, et un choix judicieux des fournisseurs sont autant de facteurs clés qu’un établissement hospitalier doit prendre en compte pour améliorer ses flux et mettre en place des solutions d’automatisation. Bien entendu, cela suppose de relever un certain nombre de défis.
Ces défis vous semblent-ils familiers ?
- Le personnel soignant passe beaucoup de temps à préparer les traitements.
De fait, un article de l’Université de Clemson suggère que le personnel soignant passe 16 % de son temps à préparer et administrer les médicaments.
- Le temps consacré directement aux soins aux patients est limité.
Les notes des services de santé BMC signalent que le personnel soignant ne passe qu’environ 37 % de son temps avec les patients en raison du fait que, dans le temps, les rythmes de travail sont devenus de plus en plus fragmentés.
- L’administration des médicaments prend beaucoup de temps.
Le temps réellement passé peut être influencé par divers facteurs tels que les interruptions, l’obligation de double vérification pour les médicaments à risque élevé, et l’utilisation de la technologie.
- Les erreurs de dosage peuvent être dues à des erreurs humaines.
Selon l’Agence américaine pour la recherche et la qualité (Agency for Healthcare Research and Quality), la mise en œuvre de nouvelles technologies et la rationalisation des flux de travail cliniques peuvent contribuer à réduire les erreurs médicamenteuses.
- Il y a un gaspillage des produits pharmaceutiques.
Des systèmes de stockage corrects apportent une aide de grande fiabilité, tout comme les solutions technologiques. Par exemple, selon l'Agence américaine pour la protection de l'environnement (EPA), les systèmes de gestion d’inventaire assurant la traçabilité d’utilisation des médicaments réduisent le gaspillage.
Ces défis sont la priorité absolue des fournisseurs du secteur hospitalier, surtout pour les gros systèmes de santé. Bien qu’aucune approche précise ne soit désignée comme la solution reconnue pour ces problèmes, il existe des mesures qui ont fait leurs preuves. Si l’on considère spécifiquement la pharmacie, les solutions robotiques permettant d’automatiser certaines parties du flux de travail sont hautement recommandées.
En outre, les offres de haute qualité peuvent rassembler plusieurs tâches dans une seule et même solution. Par exemple, notre système de doses unitaires PillPick Octave stocke, emballe, et distribue les traitements spécifiques aux patients afin de minimiser les risques d’erreurs. Cette méthode de préparation des médicaments repose sur l’approche par doses unitaires.
Connaissez-vous les avantages de l’approche par doses unitaires ?
- Chaque dose unitaire est équipée de code-barres spécifiques aux patients, permettant une traçabilité sans interruption des médicaments. Les codes sont simplement scannés à partir de l’étiquette sur l’anneau thérapeutique, assurant ainsi que les patients reçoivent toujours le bon médicament avec le bon dosage. Etant donné que la préparation des médicaments est automatisée et que les services reçoivent l’ensemble du traitement de la pharmacie prêts pour administration, le temps nécessaire est nettement réduit. Ceci permet au personnel soignant de se concentrer pleinement sur les soins aux patients directs.
- Une étude menée par l'Hôpital universitaire Erasmus MC de Rotterdam prouve que la mise en place du système de doses unitaires automatisé et centralisé, reposant sur une administration de médicaments assistée par des code-barres, a nettement réduit la fréquence des erreurs. Avant l’introduction de deux systèmes PillPick, il y avait des erreurs dans 19,5 % des administrations de médicaments, cette valeur étant descendue à 15,8 % après leur arrivée. En outre, la réduction des erreurs potentiellement nuisibles de 3,0 % à 0,3 % était significative.
- PillPick Octave traite une grande variété de types de médicaments, des blisters aux ampoules, et procède à leur conditionnement dans des sachets de doses unitaires. Le conditionnement d’origine des médicaments demeure intact. Les doses unitaires sont rassemblées sur un anneau, étiqueté avec un numéro de série unique, automatisant le processus de préparation des médicaments. Cette approche assure une administration précise et sûre.
La stratégie par doses unitaires renforce l’efficacité dans le plus grand hôpital universitaire des Pays-Bas.
L’introduction de deux systèmes PillPick au sein du Centre médical Erasmus en 2018 a permis d’améliorer significativement l’efficacité et la fiabilité de la gestion des médicaments dans cet établissement. En revanche, pour danser le tango, il est évident qu’il faut être deux : une collaboration étroite avec nos experts a permis de développer un concept d’automatisation pour une intégration complète dans les flux de travail existants.
Depuis lors, les deux systèmes approvisionnent 34 services en médicaments et produisent plus de 47 000 doses unitaires par mois, avec pour résultat une réduction significative des erreurs et une sécurité des patients accrue. Les études en milieu hospitalier montrent que l’introduction de PillPick réduit nettement les incohérences apparaissant entre l’administration des médicaments et les prescriptions médicales. La formation et l’adaptation du personnel se sont bien passées, de sorte que les systèmes contribuent à l’amélioration de l'efficacité de la logistique hospitalière.
PillPick Octave franchit un nouveau palier avec de nouvelles fonctionnalités
PillPick Octave propose désormais encore plus de fonctionnalités pour les pharmacies hospitalières. Grâce à ces nouvelles fonctions, les pharmacies centrales vont atteindre des niveaux d’efficacité sans précédent :
- Système Vision optimisé :
Le système Vision amélioré intègre des caméras et un logiciel permettant de vérifier la qualité et la précision des médicaments conditionnés. Il détecte à présent les médicaments mal conditionnés ou endommagés de manière encore plus fiable. Grâce à la navigation intuitive par menu, le personnel surveille et contrôle efficacement le conditionnement et la validation des médicaments.
- Convivialité améliorée :
Le logiciel utilisateur entièrement revu repose sur un fonctionnement intuitif et plus efficace. Les processus d’écriture/lecture RFID plus rapides et améliorés permettent de préparer plus rapidement les médicaments, assurant l’identification et la traçabilité des doses unitaires. En outre, une nouvelle option est prévue pour l'identification via des badges et les empreintes digitales. Grâce à une meilleure ergonomie intégrant des écrans tactiles et des surfaces de stockage, le fonctionnement dans les services est optimisé.
- Tableau de bord et rapports augmentés :
Un nouvel aperçu en ligne fournit un accès rapide aux données importantes concernant le chargement et le déchargement, les articles manquants, les retours, et les motifs de refus. Les rapports d’optimisation renseignent sur la gestion de l’inventaire, les médicaments les plus utilisés, ou les dates de péremption. Les prévisions comprennent des données sur l’inventaire et les rotations, l’utilisation des consommables, et les éléments les plus utilisés.
- Conception industrielle :
PillPick Octave constitue non seulement une amélioration sur le plan visuel, mais également sur le plan ergonomique. L’intérieur de l’automate est désormais accessible pour les travaux de maintenance. En outre, la capacité de stockage peut être améliorée grâce à la nouvelle conception.
N’hésitez pas à nous contacter pour vous obtenir plus d’informations sur PillPick Octave.
Sur l'auteur: Julian Vogelsanger
Julian peut s’appuyer sur tout son savoir-faire en génie mécanique pour son travail de gestion des produits chez Swisslog Healthcare. Il s’occupe principalement de PillPick et MedSMART, mais contribue également à des initiatives de produits plus larges dans le domaine de l’automatisation de transport et des produits du marché de l’équipement d’origine (OEM).
