MedSMART en clair : Réponse aux 20 questions les plus posées

L’approche en matière de gestion et d’accès des utilisateurs est cruciale pour un fonctionnement sans interruption.

Les utilisateurs peuvent se connecter de trois manières différentes :

• Badges
• Empreintes digitales
• Nom d’utilisateur/mot de passe

Comment attribue-t-on les permissions et rôles ?

Chaque utilisateur est associé à un rôle spécifique pouvant être directement importé à partir du Active Directory de l’établissement hospitalier. Les rôles servent à donner ou refuser des permissions pour effectuer des transactions sur l’armoire.

Comment MedSMART gère-t-il l’accès simultané par plusieurs utilisateurs ?

Pour éviter l’attente devant l’armoire de dispensation automatisée, les utilisateurs peuvent utiliser l’application Web SMARTCenter pour un accès à distance à partir d’un PC de l’unité de soins.

Les médicaments pour des patients spécifiques peuvent être réservés via la fonctionnalité NurseConnect. Lorsque les utilisateurs se connectent à MedSMART, ils peuvent directement dispenser les médicaments réservés.

L’efficacité de la gestion de l’inventaire constitue un pilier essentiel des aptitudes de MedSMART.

Des niveaux minimal et maximal de stock ont été fixés pour chaque médicament dans l’armoire. Lorsqu’un médicament a atteint son niveau minimal, il est automatiquement inclus dans la liste de reconstitution de stock. Cette liste peut être envoyée au système de planification des ressources de l'hôpital (ERP) pour lancer un processus de réapprovisionnement de la pharmacie. Le système constitue également une aide pour l’utilisateur en ce qu’il le guide vers le compartiment correct lors du réapprovisionnement de l’armoire.

Est-il possible d’attribuer des paramètres ou exigences de sécurité spécifiques pour différents groupes de produits ?

Des groupes de produits ou de médicaments peuvent être définis, permettant un paramétrage spécifique quant aux vérifications de sécurité ou à un accès en fonction des rôles d’utilisateurs.

Comment MedSMART gère-t-il les dates de péremption et les numéros de lot ?

Pour la dispensation des médicaments, le système suit de près les dates de péremption, et l’armoire fonctionne sur la base du principe FEFO (First Expired, First Out). Il donne des avertissements quant aux médicaments dont la date de péremption approche et permet de retirer en toute fiabilité ceux dont la date est expirée. Les numéros de lots peuvent être suivis et documentés dans des rapports.

Les utilisateurs peuvent-ils personnaliser la commande de rechargement des médicaments ?

Oui, les utilisateurs peuvent paramétrer le rechargement lors du scannage des médicaments. Comme autre solution, MedSMART recommande de regrouper les médicaments dans le même endroit de stockage afin de ne pas avoir à ouvrir le même tiroir ou placard plusieurs fois.

Est-il possible de visualiser l’ensemble de l’inventaire et de montrer les stocks d’une armoire dans une autre armoire ?

Oui. L’application Web SMARTCenter permet aux utilisateurs de voir instantanément le total des inventaires sur l’ensemble des armoires. Les utilisateurs peuvent également vérifier si un médicament particulier est disponible dans une autre armoire que celle sur laquelle ils travaillent.

Existe-t-il des MedSMART à température contrôlée ?

Les armoires présentent des capteurs de température pour la surveillance, mais il n’y a pas de contrôle de la température actif. Pour les médicaments réfrigérés, des verrouillages externes peuvent être utilisés pour intégrer des réfrigérateurs dans le système d’armoire et en gérer l’accès.

MedSMART permet une manipulation précise des médicaments. Il assiste dans l’administration de médicaments, ajuste les dates de péremption, gère les médicaments amenés par les patients, et les médicaments génériques, toujours en restant axé sur la sécurité des patients.

Habituellement, les médicaments sont administrés un patient à la fois pour une sécurité maximale et pour éviter des erreurs lors de la préparation du traitement. Toutefois, dans le mode de dispensation sans ordonnance, les utilisateurs peuvent prélever les médicaments sans spécifier de patient particulier et les dispenser à plusieurs patients simultanément.

Si les utilisateurs utilisent un flacon de liquide, tel qu'un sirop, est-il possible d’ajuster la date de péremption (par ex. environ quatre semaines après ouverture) ?

Oui, les utilisateurs peuvent saisir la date de péremption lorsqu’ils ouvrent un contenant tel qu’un flacon pour administrer un médicament. Ceci assure un suivi et une gestion précis de la durée de conservation du médicament.

MedSMART peut-il gérer des médicaments amenés par le patient ?

Oui. Bien que la plupart des médicaments soient disponibles pour plusieurs patients, certaines médications peuvent être marquées comme des « médicaments propres au patient » et seront dispensées par l’armoire exclusivement pour le patient concerné.

Comment le système gère-t-il les médicaments génériques ? Recommande-t-il automatiquement d’opter pour une version générique lorsqu’elle est disponible ?

Les médicaments génériques ou équivalents peuvent être spécifiés. Si un médicament prescrit n’est pas disponible, mais qu'un équivalent existe, le système recommande automatiquement l’équivalent. Le personnel pharmacien gère ces définitions.

Les informations, avertissements ou questions attendant une réponse peuvent-ils être attribués à un médicament et être affichés lors des transactions de type Prise, Retour ou Rechargement ?

Oui, la fonction Message de Données Cliniques (MDC) du système permet aux utilisateurs d’’attribuer des informations, avertissements ou questions aux médicaments. Ces détails sont montrés lors des transactions de type Prise, Retour ou Rechargement. Les utilisateurs peuvent également saisir des informations pertinentes, telles qu’une modification de prescription par un médecin.

Existe-t-il une option pour activer un processus de vérification ou pour mettre en œuvre une vérification à deux personnes concernant les médicaments sensibles ?

Oui, il existe une fonction témoin exigeant l’intervention d’un autre utilisateur pour confirmer ou vérifier une transaction. Cette confirmation est documentée dans des rapports pour une gestion responsabilisée.

Existe-t-il un système d’alerte pour des médicaments prescrits n’ayant pas été chargés dans le système ?

Si des médicaments prescrits ne sont pas chargés dans MedSMART, un avertissement sera affiché. Les utilisateurs peuvent alors attribuer le médicament à l’armoire, et le charger lors de la procédure de rechargement normale.

Le système peut-il afficher une photo de l’emballage du médicament lors de la dispensation et du chargement ?

Oui, les utilisateurs peuvent relier des images des emballages de médicaments à la base de données des médicaments, ce qui les aide à choisir la médication correcte.

MedSMART peut-il envoyer des alertes (via SMS ou email) lorsque des paramètres spécifiques, tels que la température, l’humidité, ou les niveaux de stocks s’écartent des valeurs standard ?

Oui, les informations importantes et les alertes apparaissent en gros sur le tableau de bord de l’application Web SMARTCenter. Il peut également s’agir de messages email ou SMS pour des utilisateurs désignés, ou intégrés dans le système de suivi des avertissements de l’établissement hospitalier.

Dans le paysage hospitalier qui évolue sans cesse, la documentation et la création de rapports sont primordiaux. MedSMART documente en continu les transactions sur les narcotiques, génère des rapports approfondis, et propose un système de création de rapports solide quant aux divers aspects du processus de dispensation automatisé.