MedSMART im Detail: Antworten auf die 20 häufigsten Fragen

Für einen reibungslosen Ablauf ist es unerlässlich, sich damit auseinanderzusetzen, wie Nutzer Zugang zum System bekommen und diese Zugänge sinnvoll zu verwalten.

Nutzer können sich auf verschiedene Arten anmelden:

• Dienstausweis
• Fingerabdruck
• Benutzername und Passwort

Wie können Nutzern Befugnisse erteilt und Rollen zugewiesen werden?

Jedem Anwender wird eine spezielle Rolle zugeordnet, die direkt aus dem Verzeichnis des Krankenhauses übernommen werden kann. Diese Rollen erlauben oder verweigern es, am Schrank bestimmte Transaktionen durchzuführen.

Wie geht MedSMART damit um, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig den Schrank bedienen möchten?

Um Warteschlangen vor dem Medikamentenschrank zu vermeiden, können Nutzer von einem beliebigen Computer auf der Station auf die Webanwendung SMARTCenter zugreifen.

Medikamente für bestimmte Patienten können dabei über das Feature Nurse Connect vorbestellt werden. Wenn sich der Nutzer dann am MedSMART anmeldet, kann er sich die bestellten Medikamente direkt ausgeben lassen.

MedSMART verwaltet Bestände effizient.

Jedes Medikament im Schrank hat einen individuell festgelegten Minimal- und Maximalbestand. Sobald ein Medikament das Minimum erreicht, wird es automatisch in der Auffüllliste ergänzt. Diese Liste kann an das ERP-System des Krankenhauses geschickt werden, um den Nachfüllprozess in der Apotheke zu beginnen. Das System kann dann Anwender beim Auffüllen des Schrankes unterstützen, indem es zum richtigen Fach leitet.

Können bestimmte Einstellungen oder Sicherheitsvorkehrungen für verschiedene Produktgruppen vorgenommen werden?

Bestimmte Einstellungen wie Sicherheitschecks oder eingeschränkter, nutzerabhängiger Zugang für manche Produkt- oder Medikamentengruppen können festgelegt werden.

Wie handhabt MedSMART abgelaufene Medikamente und Chargennummern?

Das System behält den Überblick über das Verfallsdatum und agiert nach dem FEFO Prinzip (First Expired, First Out): Medikamente, die zeitnah ablaufen, werden zuerst ausgegeben. Das System verschickt Warnmeldungen, wenn ein Medikament bald abläuft. Ist ein Produkt bereits abgelaufen, wird es entsorgt. Die Chargennummern können nachverfolgt und in Berichten dokumentiert werden.

Können Anwender die Reihenfolge der Medikamentennachfüllungen anpassen?

Ja, Anwender können die Nachfüllreihenfolge durch Scannen von Medikamenten festlegen. Alternativ empfiehlt MedSMART, Medikamente, die zu Gruppen zusammengefasst werden können, im selben Fach zu lagern, damit gleiche Schubladen oder Türen nicht mehrmals geöffnet werden müssen.

Kann der gesamte Bestand aller MedSMART Systeme eingesehen werden und der Inhalt eines Schranks von einem anderen aus angezeigt werden?

Ja. Über die SMARTCenter Webanwendung können Nutzer direkt den Bestand aller Schränke einsehen. Sie können ebenfalls von ihrem Schrank aus überprüfen, ob ein bestimmtes Medikament in einem anderen Schrank verfügbar ist.

Gibt es MedSMART auch mit Temperaturkontrolle?

MedSMART kann mit einem Temperatursensor zur Überwachung ausgestattet werden, aber es gibt keine direkte Temperaturkontrolle. Für gekühlte Medikamente können Schlösser an Kühlschränke angebracht werden, um diese in das System zu integrieren und den Zugang zu verwalten.

MedSMART verwaltet Medikamenten präzise. Das System unterstützt den Verabreichungsprozess, die Kontrolle von Verfallsdaten und verwaltet von Patienten mitgebrachte Medikamente und Generika. Der Fokus liegt dabei stets auf der Sicherheit der Patienten.

Normalerweise werden Medikamenten nur einem Patienten verabreicht, um die Sicherheit zu erhöhen und Fehler beim Stellen von Medikamenten zu vermeiden. Im Ausgabemodus ohne Verschreibung können Nutzer Medikamente für mehrere Patienten auf einmal ausgeben lassen, ohne einen bestimmten Patient angeben zu müssen.

Wenn Anwender Fläschchen mit Flüssigkeiten, wie zum Beispiel Sirup, öffnen, kann das Verfallsdatum dann angepasst werden (beispielsweise auf circa vier Wochen nach Öffnung)?

Ja, Anwender können das Verfallsdatum eingeben, wenn sie ein Behältnis wie ein Fläschchen öffnen müssen, um ein Medikament zu verabreichen. Dadurch wird eine genaue Nachverfolgung und Überprüfung der Haltbarkeit sichergestellt.

Kann MedSMART Medikamente verwalten, die ein Patient selbst mitgebracht hat?

Ja. Auch wenn die meisten Medikamente für mehrere Patienten verfügbar sind, können bestimmte Arzneimittel als Medikamente eines bestimmten Patienten gekennzeichnet werden. Sie werden dann ausschließlich für diesen Patienten ausgegeben.

Wie geht das System mit Generika um? Schlägt es automatisch vor, ein Generikum zu wählen, wenn es verfügbar ist?

Generika können definiert werden. Wenn ein verschriebenes Medikament nicht verfügbar, ein gleichwertiges aber vorhanden ist, schlägt das System dieses automatisch vor. Für die entsprechenden Definitionen sind vorab die Apotheker zuständig.

Können einem Medikament Informationen, Warnmeldungen oder Fragen, die beantwortet werden müssen, zugeordnet werden, die beim Entnehmen, Zurückgeben oder Auffüllen angezeigt werden?

Ja, die Funktion „Clinical Data Messenger (CDM)“ ermöglicht es Nutzern einem Medikament, Informationen, Warnmeldungen oder Fragen zuzuordnen. Die Details werden beim Entnehmen, Zurückgeben oder Auffüllen angezeigt. Anwender können auch relevante Informationen eingeben, beispielsweise wenn ein Arzt eine Verschreibung ändert.

Kann für kritische Medikamente ein Verifizierungsprozess oder eine Verifizierung über zwei Personen eingerichtet werden?

Ja, es gibt eine Funktion, bei der ein zweiter Nutzer die Transaktion bestätigen oder verifizieren muss. Diese Bestätigung wird in Berichten zur Nachweisführung dokumentiert.

Gibt es eine Meldesystem für verschriebene Medikamente, die noch nicht ins System eingespeist wurden?

Wenn verschriebene Medikamente nicht in MedSMART verfügbar sind, wird eine Warnmeldung angezeigt. Nutzer können das Medikament dann im System vermerken und es während des Auffüllprozesses mit einordnen.

Kann das System während der Entnahme und Befüllung Bilder von Medikamentenverpackungen anzeigen?

Ja, Nutzer können Bilder von Verpackungen mit der Medikamentendatenbank verbinden. Dies hilft bei der Wahl des richtigen Medikaments.

Kann MedSMART Warnungen schicken, wenn bestimmte Parameter wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit oder Füllbestände vom Standard abweichen?

Ja, wichtige Informationen und Warnungen werden gut sichtbar auf dem Dashboard in der SMARTCenter Webanwendung angezeigt. Zusätzlich können sie per SMS oder E-Mail an festgelegte Nutzer oder das Warnsystem der Pflegeeinrichtung verschickt werden.

Im sich ständig weiterentwickelnden Gesundheitssektor sind Dokumentation und Berichterstattung von größter Bedeutung. MedSMART dokumentiert lückenlos Transaktionen mit Arzneimitteln, erstellt übersichtliche Berichte und bietet ein zuverlässiges Meldesystem für verschiedene Bereiche des automatischen Ausgabeprozesses.