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Con la posta pneumatica vengono fatte in media 1400 spedizioni al giorno al policlinico universitario di Bonn. I beni medicali possono essere inviati a qualsiasi stazione della rete attraverso 145 stazioni e 17 km di tubature. La rete è progettata ad anello in modo che i trasporti giungano a destinazione anche in caso di eventuali interruzioni. Per il personale dell'ospedale la messa in servizio di questo sistema significa anzitutto un grande risparmio di tempo e, di conseguenza, una migliore assistenza al paziente.
Abbiamo chiesto a tre esperti di ambiti diversi la propria opinione in merito alla posta pneumatica installata presso UKB (Germania):
- Carolin Metzner (Tecnico presso il laboratorio UKB),
- Charlotte Kaspari (Direttore Facility Management, UKB) e
- Björn Gernoth (Direttore Logistica Ospedaliera presso Ramboll)
riferiscono la propria esperienza con il sistema di posta pneumatica presente all'Ospedale Universitario di Bonn.
Com'è integrato TranspoNet nella routine clinica e quali esigenze deve soddisfare?
Il trasporto di beni medicali è soggetto a regole speciali per garantire la sicurezza dei pazienti. Il sistema di posta pneumatica può contribuire a rispettare questi requisiti e, cosa ancora più importante, a evitare l'errore umano.
Carolin Metzner:
Al policlinico UKB registriamo un numero di campioni molto elevato che devono essere trasferiti dai reparti al nostro laboratorio nel modo più rapido e, soprattutto, sicuro. La maggior parte di questi campioni viene spedita con la posta pneumatica. Una volta giunti in laboratorio, i campioni vengono smistati automaticamente in due cesti diversi in base alla priorità e distribuiti alle postazioni di lavoro per essere analizzati.
I campioni biologici devono essere maneggiati con la massima cautela perché la fase preanalitica è particolarmente critica. Se qualcosa andasse storto, i risultati delle analisi risulterebbero falsati e, nella peggiore delle ipotesi, il paziente non verrebbe curato in modo corretto. Eventuali sollecitazioni o vibrazioni durante il trasporto rappresentano già un serio rischio. La spedizione dei campioni all'interno di appositi bossoli garantisce velocità costanti e pressioni controllate, in modo che il contenuto giunga al nostro laboratorio integro e in sicurezza. Per questo la posta pneumatica oltre a sollevarci da alcune mansioni manuali, contribuisce in maniera decisiva alla qualità dei campioni.
Quali vantaggi offre il sistema?
La posta pneumatica è una tecnologia testata e collaudata da tempo e, abbinata al software di controllo di nuova concezione, costituisce una soluzione insostituibile. Rispetto al trasporto di campioni manuale presenta infatti vantaggi innegabili: il trasferimento è più veloce, può essere tracciato in modo costante e il rischio che i campioni vadano danneggiati o addirittura perduti è molto minore.
Charlotte Kaspari:
Il sistema è autoesplicativo. Basta un breve training di 1-2 ore per apprendere tutte le principali funzioni. Ovviamente ci vuole un po' di tempo per abituarsi al nuovo sistema, ma l'utilità è ben presto evidente a tutto il personale sanitario. Ormai la posta pneumatica è parte integrante della nostra routine lavorativa in UKB.
Carolin Metzner:
Lavorare senza la posta pneumatica sarebbe inimmaginabile, anche per me. Il volume crescente di campioni in arrivo rende questo sistema insostituibile. Tutti i campioni devono arrivare in laboratorio puntuali per essere analizzati perché da questo dipende la vita dei pazienti. Ho impiegato appena due settimane a padroneggiare con sicurezza il sistema. La gestione è semplice e comoda. Ma il punto di forza maggiore del sistema è che ci consente di risparmiare davvero tanto, tanto tempo.
Come avviene la pianificazione di un sistema di posta pneumatica in una struttura ospedaliera di queste dimensioni?
Nella pianificazione della soluzione di posta pneumatica ogni struttura deve tenere presente come criterio davvero decisivo il numero di trasporti da effettuare. Quanti campioni devono essere trasportati ogni giorno e qual è l'obiettivo di lungo termine che si vuole raggiungere? Non ha molto senso pianificare il sistema in base al fabbisogno massimo attuale. Occorre piuttosto pianificare il sistema in modo da potere gestire volumi di trasporto futuri ancora più elevati. Questo approccio orientato al futuro è sensato perché permette di rispondere a una domanda in continua crescita. Il sistema TranspoNet è in grado, infatti, di essere ampliato sul campus aggiungendo stazioni e tubi, per crescere in modo ottimale e soddisfare esigenze future.
Björn Gernoth:
È assolutamente indispensabile avere un valido team di collaboratori per la pianificazione e sul posto. La fase di pianificazione dura almeno cinque anni e solo dopo si può iniziare il montaggio. In questo arco di tempo è essenziale un buon coordinamento perché al progetto partecipano e si alternano vari membri del team e interlocutori. Non solo, ma le esigenze e i bisogni possono cambiare nel corso degli anni. È una sfida avvincente, in continuo divenire. Nel caso specifico è stato decisivo il fatto che UKB avesse una visione chiara sin dall'inizio. Il sistema di posta pneumatica doveva contemplare la possibilità di future integrazioni e ampliamenti all'interno del campus. Per questo motivo in fase di pianificazione si è tenuto conto di molteplici fabbisogni e di un gran numero di tubi. Ancora prima della pianificazione, l'ospedale deve sapere con precisione come sono organizzati i processi interni e come integrare la posta pneumatica. Il personale deve essere accompagnato e familiarizzare con il nuovo sistema.
Che riscontro ha avuto la soluzione di trasporto automatizzata?
All'inizio spesso si viene derisi per avere scelto una tecnologia che esiste ormai da tanto tempo. Ma non appena il sistema viene messo in funzione i vantaggi di questa soluzione parlano da soli. Il personale UKB non tornerebbe più indietro.
Carolin Metzner:
In laboratorio possiamo pianificare meglio i nostri processi di lavoro e organizzare meglio il nostro tempo. Inoltre i campioni vengono smistati automaticamente in base alle priorità il che facilita il nostro lavoro. I miei colleghi ed io siamo molto soddisfatti della posta pneumatica e non vorremmo più farne a meno.
Charlotte Kaspari:
Nel complesso il riscontro è stato positivo. All'inizio c'era qualche dubbio dal momento che il sistema era nuovo e sconosciuto a tutti. Ma il risparmio di tempo e risorse di personale ha convinto tutti. La posta pneumatica è particolarmente apprezzata soprattutto nel laboratorio centrale.
Un sistema collaudato da tempo, valido anche per il futuro
La posta pneumatica esiste ormai da molto tempo. Non c'è alternativa alla posta pneumatica. Con nuove tecnologie ed eventuali adeguamenti alle esigenze dei singoli reparti il sistema rappresenta una soluzione valida anche in futuro.
Grazie a Carolin Metzner, Charlotte Kaspari e Björn Gernoth per averci riferito la propria esperienza.
Informazioni sull’autore: Uwe Hogartz
Uwe è Product Manager TranspoNet ed è responsabile di tutta la linea di prodotto della posta pneumatica TranspoNet - dal bossolo, al tubo fino alle stazioni. Questo comprende tutte le soluzioni attualmente disponibili sul mercato, ma anche quelle che saranno sviluppate in futuro. Creare documenti di requisiti, schede tecniche e listini prezzi fa parte del suo lavoro.
