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La gestione corretta e sicura dei farmaci negli ospedali è cruciale per garantire trattamenti e cure adeguati ai pazienti. Un trattamento farmacologico errato, oltre a nuocere al paziente, compromette la reputazione della struttura. Gli errori nel processo di somministrazione delle terapie sono direttamente connessi alla logistica del farmaco. Il processo comporta numerose fasi, dalla ricezione alla conservazione fino alla somministrazione dei medicinali al paziente. Nelle strutture con uno scarso grado di automazione e digitalizzazione, sono più probabili gli errori; questi si verificano in particolare nella fase di preparazione e somministrazione dei medicinali, quando il personale si trova a gestire le terapie trascritte a mano dai sanitari del turno precedente.
Per questo è utile adottare un approccio integrato che supporti il personale specializzato automatizzando e digitalizzando la gestione del farmaco. A seconda del luogo in cui vengono preparate le terapie, può essere più conveniente il metodo centralizzato o quello decentralizzato.
Entrambi i metodi beneficiano di sistemi avanzati e di una perfetta integrazione nell'infrastruttura IT dell'ospedale.
Gestione centralizzata della terapia
Nell'approccio centralizzato la terapia viene allestita nella farmacia ospedaliera e preparata in dose unitaria personalizzata per ciascun paziente.
Vantaggi della gestione centralizzata
- Controllo centralizzato e standardizzazione: lo stoccaggio centralizzato consente di controllare tutte le scorte e standardizzare i farmaci.
- Monitoraggio centralizzato: il consumo e la richiesta sono monitorati a livello centrale.
- Reportistica semplificata: i report relativi all'inventario possono essere generati in modo centralizzato e uniforme.
Approccio centralizzato con PillPick
Non appena le scorte di medicinali in ospedale scendono sotto una soglia minima predefinita, parte automaticamente il riordino al grossista o al magazzino economale e la farmacia viene rifornita.
Nella farmacia ospedaliera l'allestimento centralizzato della terapia è assicurato da PillPick, il sistema completamente automatizzato che singolarizza e confeziona i farmaci in dose unitaria, per poi stoccarli nel magazzino.
Una volta che la prescrizione medica è stata validata dal farmacista, PillPick raggruppa le dosi unitarie in un anello di terapia che viene poi dispensato assieme ad un'etichetta. Sull'etichetta sono riportati:
- i dati del paziente, quali nome e data di nascita,
- la prescrizione comprensiva di orario di somministrazione del farmaco
- il codice a barre per un'assegnazione univoca
La terapia personalizzata per il paziente viene trasferita al rispettivo reparto. Il personale infermieristico può somministrare la terapia al paziente giusto, in modo semplice e affidabile, grazie all'etichetta a corredo dell'anello.
Restituzione semplificata
Se la terapia cambia con breve preavviso o il paziente viene dimesso in anticipo, l'anello può essere semplicemente reso alla farmacia ospedaliera. Durante la fase di singolarizzazione nella farmacia ospedaliera il blister viene tagliato con il laser per ricavare dosi unitarie; in questo modo la confezione originale rimane intatta e la monodose può essere rimessa in circolo senza subire alcuna contaminazione. Una volta giunta in farmacia, l'etichetta viene rimossa e la dose unitaria viene reimmessa nel sistema.
Questa soluzione riduce gli sprechie di conseguenza anche i costi.
Approccio decentralizzato
Nel modello decentralizzato è il personale infermieristico a preparare le terapie in reparto.
Un armadio informatizzato installato in reparto aiuta l'infermiere a prelevare il farmaco giusto, prevenendo errori.
Vantaggi della gestione decentralizzata
- Dispensazione rapida: lo stoccaggio in reparto consente di dispensare rapidamente la terapia al paziente.
- Efficienza: la gestione autonoma nei reparti può accelerare i flussi di lavoro quotidiani.
- Adattabilità: eventuali modifiche al piano terapeutico o nuovi requisiti possono essere facilmente recepiti.
- Errori di somministrazione: la responsabilità diretta può ridurre al minimo il rischio di errori.
Approccio decentralizzato con BoxPicker
Anche questo metodo consente il monitoraggio delle scorte di farmaci in ospedale. Quando le scorte scendono sotto alla soglia minima, viene generato automaticamente un riordino per rifornire la farmacia ospedaliera.
Il metodo decentralizzato prevede l'impiego del magazzino automatizzato BoxPicker ubicato nella farmacia ospedaliera. Tutte le forme farmacologiche possono essere immagazzinate , dalle dosi unitarie ai blister, dai cartoni alle fiale. È possibile associare BoxPicker a un sistema di confezionamento in dose unitaria, in modo che BoxPicker possa stoccare solo dosi singole.
BoxPicker diventa quindi il punto di partenza per la preparazione di ordini collettivi di rifornimento dei vari reparti dell’ospedale. La dispensazione dei farmaci viene tracciata in modo digitale.
L'armadio informatizzato di reparto fornisce un supporto sicuro per la preparazione decentralizzata delle terapie
Con questa soluzione i farmaci sono stoccati nella farmacia ospedaliera, mentre le terapie sono preparate in reparto. L'approccio decentralizzato ottimale prevede l'impiego degli armadi informatizzati di reparto che offrono diversi vantaggi:
- Durante la preparazione della terapia il personale è guidato sia da indicazioni grafiche sullo schermo che da apposite luci a LED per una maggiore sicurezza del paziente
- Documentazione digitale più semplice
- Panoramica aggiornata delle scorte di farmaci presenti in tutta la struttura
Il sistema identifica anche le scorte in eccesso e in difetto negli altri reparti. In questo modo si previene la carenza di farmaci, si evitano gli errori di somministrazione e si riducono i costi dovuti a farmaci inutilizzati.
Qual è l'approccio più corretto?
Non si può dire quale sia l'approccio migliore a priori. Ogni ospedale opera una scelta in base a diversi fattori. Le dimensioni e la struttura dell'ospedale, l'assistenza ai pazienti e le specialità erogate; Anche la logistica e le infrastrutture sono altrettanto rilevanti quanto il budget e le risorse disponibili.
Per trovare la soluzione giusta per la gestione del farmaco è perciò necessaria un'analisi approfondita della situazione attuale, delle esigenze specifiche, delle risorse e dei processi aziendali. A seconda dell'ospedale, può essere utile anche un approccio ibrido che veda l'integrazione dei due metodi, quello centralizzato e decentralizzato.
