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En moyenne, l’Hôpital universitaire de Bonn, Universitätsklinikum Bonn (UKB), assure 1400 transports par jour grâce au système de tubes pneumatiques. Les 145 stations pneumatiques et 17 km de réseau pneumatique permettent ainsi d’expédier les articles vers n’importe quel service. L’installation du système est en boucle, de sorte que les transports arrivent à destination même en cas de panne. Pour le personnel de l’établissement hospitalier, la mise en service de ce système est avant tout synonyme d’un gain de temps précieux, et donc d'une amélioration des soins aux patients.
Nous avons recueilli l’avis de trois experts de trois domaines différents concernant le système de tubes pneumatiques au sein de l’UKB (Allemagne) :
- Carolin Metzner (Technicienne médicale en laboratoire à l’UKB),
- Charlotte Kaspari (Responsable de la gestion des locaux, UKB) et
- Björn Gernoth (Responsable du service Healthcare Logistics chez Ramboll).
Ils nous font part de leurs expériences personnelles avec le système de tubes pneumatiques au sein de l’Hôpital Universitaire de Bonn.
Comment TranspoNet est-il intégré dans le quotidien de l’établissement et quels défis doit-il relever ?
Des règles particulières sont applicables pour le transport bien spécifique des produits médicaux afin de garantir la sécurité des patients. Un système de tubes pneumatiques peut se conformer à ces contraintes, et surtout, éviter les erreurs humaines.
Carolin Metzner :
Au sein de l’UKB, nous enregistrons un afflux élevé d’échantillons devant rejoindre le laboratoire en un temps record et surtout en toute sécurité. La majorité des échantillons sont envoyés via le système de tubes pneumatiques. A leur arrivée chez nous, les prélèvements sont triés automatiquement en fonction de leur priorité dans deux corbeilles différentes, puis distribués vers les postes de travail pour analyse.
Les échantillons de laboratoire doivent être traités avec les plus grandes précautions, la phase pré-analytique étant critique. En cas d’incident lors de cette phase, les résultats d’analyse seront faussés, ceci pouvant même nuire au traitement du patient. Les petits à-coups ou secousses plus fortes lors du transport présentent un réel risque. L’envoi par cartouche de transport pneumatique permet d’assurer des vitesses constantes et des rapports de pression normalisés, de sorte que les échantillons parviennent au laboratoire intacts et en toute sécurité. Le système de tubes pneumatiques nous soulage donc non seulement d'une partie du travail, et contribue en plus considérablement à préserver la qualité des échantillons.
Quels sont les atouts du système ?
Associé à un logiciel de commande dernière génération, le système de tubes pneumatiques est un système éprouvé qui propose une solution devenue indispensable. Comparé au transport manuel des prélèvements, les atouts sont indiscutables : le transport s’avère plus rapide, la traçabilité est assurée en permanence, et le risque d’endommagement ou d’égarement des prélèvements est nettement réduit.
Charlotte Kaspari :
Le système est en fait intuitif. Une formation d’une à deux heures suffit pour se familiariser avec les fonctions principales. Bien attendu, il faut un peu de temps pour que tout le personnel s’habitue bien au système de tubes pneumatiques, mais tout le monde est vite convaincu grâce aux avantages finaux. Entretemps au sein de l’UKB, il est devenu absolument indispensable dans nos tâches au quotidien.
Carolin Metzner :
Moi non plus, je ne pourrais plus me passer de notre système de transport pneumatique. Avec l’augmentation constante des prélèvements à analyser, le système est devenu indispensable. Tous les échantillons doivent parvenir à temps au laboratoire pour être analysés, car la vie des patients en dépend. Cela ne m’a pris que deux semaines pour être à l’aise avec l’utilisation du système. La manipulation est simple et pratique. Enfin, le point le plus important pour moi, je constate vraiment que je gagne du temps.
Comment planifie-t-on un système de tubes pneumatiques dans un hôpital de cette taille ?
Pour planifier une solution de transport pneumatique, l’établissement hospitalier quel qu'il soit ne doit pas perdre de vue que le nombre de transports est décisif. Combien de prélèvements doivent être transportés par jour et quel est l’objectif à long terme ? Il n’est pas recommandé de planifier le système sur la base de la charge maximale actuelle. En revanche, il convient de le planifier de manière à pouvoir faire face à une augmentation élevée du transport à l’avenir. Cette approche orientée vers l’avenir est judicieuse, en ce sens qu’il devient possible de répondre à une croissance de la demande. Grâce à des ajouts effectués sur site, le système TranspoNet peut donc être étendu avec des stations et des tubes supplémentaires de manière optimale et satisfaire ainsi les futures exigences.
Björn Gernoth :
Sans équipe fonctionnelle tant pour la planification que pour le travail sur site, rien ne pourrait marcher. La phase de planification s’étale sur au moins cinq ans avant de pouvoir commencer le montage. Il est indispensable de bien échanger sur cette période, en raison des équipes et interlocuteurs qui vont nécessairement évoluer, de même que les attentes et besoins au cours des années à venir. Il s’agit donc d’un défi passionnant en devenir. L’aventure UKB s’est particulièrement démarquée par la vision du projet qui a été claire dès le début. Le système de tubes pneumatiques devait intégrer le développement du campus à venir et pouvoir être étendu. Dès la planification, les tubes et capacités ont été envisagés en grand nombre. Un établissement hospitalier doit savoir avec précision, avant même la phase de planification, comment sont organisés ses processus internes et comment le transport pneumatique s’articule autour d’eux. Le personnel doit être accompagné et familiarisé avec le nouveau système.
Quel est le retour d’expérience sur la solution de transport automatisée ?
Au début, les gens sourient un peu quand on leur annonce que l’on a choisi un système qui existe depuis aussi longtemps. Suite à la mise en service, les atouts avérés du système sont très vite visibles. Le personnel de l’UKB ne veut surtout pas retourner en arrière.
Carolin Metzner :
Dans le laboratoire, nous pouvons désormais mieux gérer les temps impartis entre les différents processus de travail. En outre, les prélèvements sont triés et priorisés automatiquement, ce qui facilite le travail. Mes collègues et moi-même sommes très satisfaits du système de tubes pneumatiques et ne pourrions plus nous en passer.
Charlotte Kaspari :
Dans l’ensemble, les retours sont positifs. Au début, il y a eu des doutes car le système était nouveau et inconnu pour tous. Mais finalement, l’économie de temps et en main d’œuvre nous a convaincus. Dans le laboratoire central, le système de tubes pneumatiques est particulièrement bien accepté.
Un système éprouvé, autant aujourd’hui que demain
Le système de tubes pneumatiques existe depuis bien longtemps et reste inégalé. Associé aux nouvelles technologies et une fois adapté aux besoins d’un service spécifique, ce système s’impose de lui-même, et ceci sur le long terme.
Tous nos remerciements à Carolin Metzner, Charlotte Kaspari et Björn Gernoth pour leurs témoignages.
